1. Abrechnungszeitraum
Der Zeitraum muss separat angegeben werden.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025. | Betriebskosten & Heizkosten |
Vorbereitung
Benötigte Unterlagen für Eigentumswohnungen
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Hausgeld-/WEG-Abrechnung und die Angaben zu Ihrem Mietverhältnis für die Betriebskostenabrechnung Ihres Mieters vorzubereiten.
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2. Gebäudedaten, Mietvertrag & Nutzungszeiten
Diese Angaben werden für die korrekte Verteilung der Kosten benötigt.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Gebäudetyp | Zum Beispiel Mehrfamilienhaus, Einfamilienhaus, Gewerbeobjekt oder gemischt genutztes Gebäude. | Betriebskosten & Heizkosten | |
| Anzahl der Einheiten | Gesamtzahl aller Wohnungen, Gewerbeeinheiten und leerstehenden Einheiten im Gebäude. | Bei Einheitenschlüssel | |
| Gesamtquadratmeter | Gesamte Wohn- oder Nutzfläche aller Einheiten in Quadratmetern. | Bei Wohnflächenschlüssel | |
| Mietvertrag | Mietvertrag mit Objektadresse, Einheit, Wohnfläche, Mietername, Mietbeginn und vereinbarten Vorauszahlungen. | Betriebskosten & Heizkosten | |
| Mieterwechsel im Abrechnungsjahr | Einzugsdatum, Auszugsdatum und Zuordnung zur jeweiligen Einheit. | Bei Wechsel erforderlich | |
| Leerstandszeiten | Zeiträume, in denen eine Wohnung nicht vermietet war. | Bei Leerstand erforderlich | |
| Personenzahlen | Nur falls Kosten nach Personen verteilt werden sollen. | Nur bei Personenschlüssel |
3. Vorauszahlungen
Diese Daten werden für Nachzahlung oder Guthaben benötigt.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Betriebskostenvorauszahlungen | Monatliche oder jährliche Vorauszahlungen je Mieter. | Betriebskosten | |
| Heizkostenvorauszahlungen | Falls separat ausgewiesen: Heizkostenvorauszahlungen je Mieter. | Heizkosten | |
| Gesamtsumme der gezahlten Vorauszahlungen | Summe je Mieter für den gesamten Abrechnungszeitraum. | Betriebskosten & Heizkosten |
4. Kostenbelege für die Betriebskostenabrechnung
Alle umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | Grundsteuerbescheid für das Objekt. | Betriebskosten | |
| Wasser & Abwasser | Abrechnung für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser. | Betriebskosten | |
| Müllabfuhr | Gebührenbescheid oder Rechnung für Müllentsorgung. | Betriebskosten | |
| Straßenreinigung & Winterdienst | Bescheid oder Rechnung der Kommune oder des Dienstleisters. | Betriebskosten | |
| Gebäudeversicherungen | Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Glasversicherung und ähnliche Kosten. | Betriebskosten | |
| Schornsteinfeger | Schornsteinfegerrechnung für den Abrechnungszeitraum. | Betriebskosten / Heizung | |
| Hausmeister | Rechnungen oder Lohnkosten für umlagefähige Hausmeisterleistungen. | Betriebskosten | |
| Reinigung, Gartenpflege & Allgemeinstrom | Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und vergleichbare Kosten. | Betriebskosten | |
| Sonstige Betriebskosten | Wartung Rauchwarnmelder, Dachrinnen-/Fallrohrreinigung, Feuerlöscher, Brandschutz, Blitzschutz, Lüftungsanlage, Gullyreinigung oder konkret vereinbarte laufende Kosten. | Falls vereinbart |
5. Unterlagen für die Heizkostenabrechnung
Nur relevant, wenn eine Heizkostenabrechnung erstellt werden soll.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Heizenergieabrechnung | Gas, Öl, Fernwärme oder sonstige Heizenergiekosten. | Heizkosten | |
| Wärmemengenzähler / Verbrauchsdaten | Verbrauchswerte je Einheit. Ohne Verbrauchsdaten ist keine saubere Heizkostenabrechnung möglich. | Heizkosten | |
| Warmwasserverbrauch | Falls vorhanden: Warmwasserwerte oder Warmwasserabrechnung. | Heizkosten | |
| Heizungswartung & Betriebsstrom | Wartung, Betriebsstrom der Heizanlage und weitere Heiznebenkosten. | Heizkosten |
6. Zusätzliche hilfreiche Unterlagen
Diese Unterlagen vermeiden Rückfragen und beschleunigen die Bearbeitung.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Verwalterabrechnung / Hausgeldabrechnung | Bei Hausverwaltung oder WEG: Jahresabrechnung, Hausgeldabrechnung oder Einzelabrechnung inklusive Kostenübersicht, Umlageschlüsseln und Zeitraum. | Bei Verwaltung erforderlich | |
| Letzte Abrechnung | Vorjahresabrechnung oder Abrechnung des Voreigentümers. | Empfohlen | |
| Besondere Vereinbarungen | Abweichende Umlageschlüssel, Sonderregelungen oder Hinweise aus dem Mietvertrag. | Falls vorhanden | |
| Zusätzliche Hinweise | Alles, was bei der Erstellung berücksichtigt werden soll. | Optional |