Vorbereitung

Benötigte Unterlagen

Nutzen Sie diese Checkliste, um alle Angaben und Belege für Ihre Betriebskostenabrechnung oder Heizkostenabrechnung vorzubereiten.

1. Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum muss separat angegeben werden.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für	Erledigt
Abrechnungszeitraum	Zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025.	Betriebskosten & Heizkosten

Diese Angaben werden für die korrekte Verteilung der Kosten benötigt.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für
Gebäudetyp	Zum Beispiel Mehrfamilienhaus, Einfamilienhaus, Gewerbeobjekt oder gemischt genutztes Gebäude.	Betriebskosten & Heizkosten
Anzahl der Einheiten	Gesamtzahl aller Wohnungen, Gewerbeeinheiten und leerstehenden Einheiten im Gebäude.	Bei Einheitenschlüssel
Gesamtquadratmeter	Gesamte Wohn- oder Nutzfläche aller Einheiten in Quadratmetern.	Bei Wohnflächenschlüssel
Mietvertrag	Mietvertrag mit Objektadresse, Einheit, Wohnfläche, Mietername, Mietbeginn und vereinbarten Vorauszahlungen.	Betriebskosten & Heizkosten
Mieterwechsel im Abrechnungsjahr	Einzugsdatum, Auszugsdatum und Zuordnung zur jeweiligen Einheit.	Bei Wechsel erforderlich
Leerstandszeiten	Zeiträume, in denen eine Wohnung nicht vermietet war.	Bei Leerstand erforderlich
Personenzahlen	Nur falls Kosten nach Personen verteilt werden sollen.	Nur bei Personenschlüssel

Diese Daten werden für Nachzahlung oder Guthaben benötigt.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für
Betriebskostenvorauszahlungen	Monatliche oder jährliche Vorauszahlungen je Mieter.	Betriebskosten
Heizkostenvorauszahlungen	Falls separat ausgewiesen: Heizkostenvorauszahlungen je Mieter.	Heizkosten
Gesamtsumme der gezahlten Vorauszahlungen	Summe je Mieter für den gesamten Abrechnungszeitraum.	Betriebskosten & Heizkosten

Alle umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für
Grundsteuer	Grundsteuerbescheid für das Objekt.	Betriebskosten
Wasser & Abwasser	Abrechnung für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser.	Betriebskosten
Müllabfuhr	Gebührenbescheid oder Rechnung für Müllentsorgung.	Betriebskosten
Straßenreinigung & Winterdienst	Bescheid oder Rechnung der Kommune oder des Dienstleisters.	Betriebskosten
Gebäudeversicherungen	Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Glasversicherung und ähnliche Kosten.	Betriebskosten
Schornsteinfeger	Schornsteinfegerrechnung für den Abrechnungszeitraum.	Betriebskosten / Heizung
Hausmeister	Rechnungen oder Lohnkosten für umlagefähige Hausmeisterleistungen.	Betriebskosten
Reinigung, Gartenpflege & Allgemeinstrom	Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und vergleichbare Kosten.	Betriebskosten
Sonstige Betriebskosten	Wartung Rauchwarnmelder, Dachrinnen-/Fallrohrreinigung, Feuerlöscher, Brandschutz, Blitzschutz, Lüftungsanlage, Gullyreinigung oder konkret vereinbarte laufende Kosten.	Falls vereinbart

Nur relevant, wenn eine Heizkostenabrechnung erstellt werden soll.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für
Heizenergieabrechnung	Gas, Öl, Fernwärme oder sonstige Heizenergiekosten.	Heizkosten
Wärmemengenzähler / Verbrauchsdaten	Verbrauchswerte je Einheit. Ohne Verbrauchsdaten ist keine saubere Heizkostenabrechnung möglich.	Heizkosten
Warmwasserverbrauch	Falls vorhanden: Warmwasserwerte oder Warmwasserabrechnung.	Heizkosten
Heizungswartung & Betriebsstrom	Wartung, Betriebsstrom der Heizanlage und weitere Heiznebenkosten.	Heizkosten

Diese Unterlagen vermeiden Rückfragen und beschleunigen die Bearbeitung.

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Unterlage / Angabe	Beschreibung	Erforderlich für
Verwalterabrechnung / Hausgeldabrechnung	Bei Hausverwaltung oder WEG: Jahresabrechnung, Hausgeldabrechnung oder Einzelabrechnung inklusive Kostenübersicht, Umlageschlüsseln und Zeitraum.	Bei Verwaltung erforderlich
Letzte Abrechnung	Vorjahresabrechnung oder Abrechnung des Voreigentümers.	Empfohlen
Besondere Vereinbarungen	Abweichende Umlageschlüssel, Sonderregelungen oder Hinweise aus dem Mietvertrag.	Falls vorhanden
Zusätzliche Hinweise	Alles, was bei der Erstellung berücksichtigt werden soll.	Optional