1. Abrechnungszeitraum
Das Wirtschaftsjahr der Gemeinschaft muss separat angegeben werden.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) | Zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025. | Hausgeldabrechnung |
Vorbereitung
Benötigte Unterlagen für die Hausgeldabrechnung
Nutzen Sie diese Checkliste, um alle Angaben und Belege für Ihre Hausgeldabrechnung vorzubereiten, inklusive der zusätzlichen WEG-Positionen wie Verwaltungsgebühren und Instandhaltungsrücklage.
0/1
2. WEG-Stammdaten & Kostenverteilung
Grundlage für die korrekte Verteilung der Kosten auf die Eigentümer.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Teilungserklärung / Miteigentumsanteile | Teilungserklärung bzw. Miteigentumsanteile (MEA) als Grundlage für den Kostenverteilerschlüssel. | Hausgeldabrechnung | |
| Anzahl der Einheiten (Sondereigentum) | Gesamtzahl aller Wohnungs- und Teileigentumseinheiten der Gemeinschaft. | Hausgeldabrechnung | |
| Kostenverteilerschlüssel | Verteilungsmaßstab je Kostenart, z. B. nach Miteigentumsanteilen, Wohnfläche oder Einheiten. | Hausgeldabrechnung | |
| Eigentümerwechsel im Abrechnungsjahr | Übergabedatum und Zuordnung zur jeweiligen Einheit bei Verkauf während des Wirtschaftsjahres. | Bei Wechsel erforderlich | |
| Objektübersicht | Adresse, Gebäudetyp und grober Aufbau der Wohnungseigentumsanlage. | Empfohlen |
3. Wirtschaftsplan & Vorauszahlungen
Diese Daten werden für den Soll-Ist-Abgleich je Eigentümer benötigt.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Aktueller Wirtschaftsplan | Vom Beschluss der Eigentümerversammlung getragener Wirtschaftsplan des Abrechnungsjahres. | Hausgeldabrechnung | |
| Hausgeldvorauszahlungen je Eigentümer | Monatliche Vorauszahlungen laut Wirtschaftsplan sowie tatsächlich geleistete Zahlungen. | Hausgeldabrechnung |
4. Konten & Rücklagen
Nachweise über die Zahlungsströme und den Stand der Gemeinschaftsgelder.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Kontoauszüge Gemeinschaftskonto | Kontoauszüge des WEG-Gemeinschaftskontos für das gesamte Wirtschaftsjahr. | Hausgeldabrechnung | |
| Kontoauszüge Rücklagenkonto | Falls die Instandhaltungsrücklage auf einem separaten Konto geführt wird. | Falls separat geführt | |
| Instandhaltungsrücklage | Anfangs- und Endbestand sowie Zuführungen und Entnahmen der Instandhaltungsrücklage im Wirtschaftsjahr. | Hausgeldabrechnung |
5. Kostenbelege der Gemeinschaft
Alle Bewirtschaftungskosten der Wohnungseigentümergemeinschaft im Abrechnungszeitraum.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Verwaltervertrag & Verwaltervergütung | Verwaltervertrag inklusive Rechnungen oder Kontoauszüge zur gezahlten Vergütung. | Hausgeldabrechnung | |
| Versicherungen | Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung und vergleichbare Gemeinschaftskosten. | Hausgeldabrechnung | |
| Hausmeister, Reinigung & Gartenpflege | Rechnungen für Hausmeisterdienste, Treppenhausreinigung und Gartenpflege. | Hausgeldabrechnung | |
| Allgemeinstrom & Wasserversorgung | Kosten für Strom und Wasser der Gemeinschaftsflächen. | Hausgeldabrechnung | |
| Heizkosten der Gemeinschaft | Heizenergiekosten, falls die Heizanlage zentral über die Gemeinschaft abgerechnet wird. | Falls zentral abgerechnet | |
| Instandhaltungs- & Instandsetzungsrechnungen | Rechnungen für Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum. | Hausgeldabrechnung | |
| Sonstige Bewirtschaftungskosten | Schornsteinfeger, Wartungen, Müllentsorgung oder weitere laufende Gemeinschaftskosten. | Falls vereinbart |
6. Beschlüsse & Sonderpositionen
Von der Eigentümerversammlung beschlossene Positionen außerhalb des laufenden Wirtschaftsplans.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Sonderumlagen | Beschlüsse und Zahlungen zu Sonderumlagen im Abrechnungszeitraum, falls vorhanden. | Falls vorhanden | |
| Beschlüsse der Eigentümerversammlung | Protokoll bzw. relevante Beschlüsse, die die Abrechnung betreffen (z. B. Schlüsseländerungen). | Falls vorhanden |
7. Zusätzliche hilfreiche Unterlagen
Diese Unterlagen vermeiden Rückfragen und beschleunigen die Bearbeitung.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Vorjahresabrechnung | Hausgeldabrechnung des Vorjahres bzw. Abrechnung der vorherigen Verwaltung. | Empfohlen | |
| Besondere Vereinbarungen | Abweichende Umlageschlüssel, Sonderregelungen oder Hinweise aus Beschlüssen. | Falls vorhanden | |
| Zusätzliche Hinweise | Alles, was bei der Erstellung berücksichtigt werden soll. | Optional |