Vorbereitung
Nutzen Sie diese Checkliste, um Mietvertrag, Flächendaten und Kostenbelege für Ihre Gewerbe- oder Mischobjekt-Abrechnung vorzubereiten, inklusive Hinweis zur Umsatzsteuer.
Bei Gewerbe gilt die Betriebskostenverordnung nicht zwingend. Maßgeblich ist der Mietvertrag.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025. | Betriebskostenabrechnung | |
| Gewerbemietvertrag | Vollständiger Mietvertrag inklusive Nebenkostenregelung: Grundlage für die individuelle Prüfung der Kostenpositionen. | Betriebskostenabrechnung |
Diese Angaben werden für die korrekte Verteilung der Kosten benötigt.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Gewerbe-/Nutzfläche | Fläche der Gewerbeeinheit(en) laut Mietvertrag. | Betriebskostenabrechnung | |
| Aufteilung bei gemischt genutzten Gebäuden | Flächenaufteilung zwischen Wohn- und Gewerbeeinheiten, falls das Gebäude gemischt genutzt wird. | Bei Mischnutzung erforderlich | |
| Anzahl der Einheiten | Gesamtzahl aller Gewerbe- und ggf. Wohneinheiten im Objekt. | Bei Einheitenschlüssel |
Diese Daten werden für Nachzahlung oder Guthaben benötigt.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Nebenkostenvorauszahlungen | Monatliche oder jährliche Vorauszahlungen je Mieter laut Mietvertrag. | Betriebskostenabrechnung |
Nur die im Mietvertrag konkret vereinbarten Kostenarten sind umlagefähig. Grundsteuer und Versicherungen werden bei Gewerbe oft einzeln statt gepoolt abgerechnet. Bitte separat einreichen.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | Grundsteuerbescheid für das Objekt, bei Gewerbe häufig einzeln ausgewiesen statt in einer Sammelposition. | Betriebskostenabrechnung | |
| Versicherungen | Gebäudeversicherung, Haftpflicht- und ggf. Elementarschadenversicherung, ebenfalls oft einzeln abgerechnet. | Betriebskostenabrechnung | |
| Wasser & Abwasser | Abrechnung für Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser. | Betriebskostenabrechnung | |
| Hausmeister & Center-Management | Rechnungen für Hausmeisterdienste bzw. Center-Management, sofern vorhanden. | Falls vorhanden | |
| Technische Anlagen (Aufzug, Klima-/Lüftungsanlage) | Wartungskosten für Aufzug, Klima- oder Lüftungsanlage und vergleichbare technische Einrichtungen. | Falls vorhanden | |
| Sicherheitsdienst / Bewachung | Kosten für Bewachung oder Sicherheitsdienst, sofern im Mietvertrag vereinbart. | Falls vereinbart | |
| Außenanlagen, Grünflächen & Winterdienst | Pflege von Außenanlagen, Parkflächen und Winterdienst. | Falls vorhanden | |
| Allgemeinstrom & Beleuchtung Gemeinschaftsflächen | Stromkosten für Gemeinschaftsflächen, Beleuchtung und Parkflächen. | Betriebskostenabrechnung | |
| Schornsteinfeger & sonstige Wartungen | Schornsteinfegerrechnung und weitere vertraglich vereinbarte Wartungskosten. | Falls vereinbart | |
| Verbrauchsdaten separater Zähler | Zählerstände, falls einzelne Kostenarten (z. B. Wasser, Strom) nach Verbrauch statt nach Fläche abgerechnet werden. | Falls vorhanden |
Diese Positionen sind bei Gewerbe zulässig, aber nur, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden. Das ist anders als bei Wohnraum.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Verwaltungskostenpauschale | Bei Gewerbe im Gegensatz zu Wohnraum zulässig, sofern im Mietvertrag als Pauschale oder Prozentsatz vereinbart. | Falls vereinbart | |
| Centerumlage / Werbegemeinschaftsbeitrag | Bei Objekten in Einkaufszentren oder Fachmarktzentren: Beitrag zur Werbegemeinschaft bzw. zum Center-Marketing. | Bei Center-Objekten | |
| Instandhaltung „Dach und Fach“ | Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten am Gebäude selbst. Nur umlagefähig, wenn im Mietvertrag ausdrücklich auf den Mieter abgewälzt. | Nur bei ausdrücklicher Vereinbarung |
Bei gewerblichen Mietverhältnissen ist die umsatzsteuerliche Behandlung gesondert zu prüfen.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Angaben zur Umsatzsteuerpflicht | Hinweis, ob zur Umsatzsteuer optiert wurde (§ 9 UStG) und ob Nebenkosten netto oder brutto vereinbart sind. | Falls umsatzsteuerpflichtig |
Diese Unterlagen vermeiden Rückfragen und beschleunigen die Bearbeitung.
| Unterlage / Angabe | Beschreibung | Erforderlich für | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Letzte Abrechnung | Vorjahresabrechnung oder Abrechnung des Vormieters/-verwalters. | Empfohlen | |
| Besondere Vereinbarungen | Abweichende Umlageschlüssel oder Sonderregelungen aus dem Mietvertrag. | Falls vorhanden | |
| Zusätzliche Hinweise | Alles, was bei der Erstellung berücksichtigt werden soll. | Optional |